Die vom CG66 bereitgestellte Zimbra-Instanz basiert auf einer Serverkonfiguration, deren Version unmittelbar bestimmt, welche Anpassungsoptionen auf der Clientseite verfügbar sind. Bevor Sie Einstellungen ändern, sollten Sie herausfinden, welche Optionen der Administrator gesperrt hat und welche Sie selbst anpassen können. Wer ein Design oder einen Filter ändert, ohne diese Einschränkungen zu berücksichtigen, erhält widersprüchliche Ergebnisse – oder sieht überhaupt keine Änderung.
Zimbra-Version und Administratoreinschränkungen vor jeder Anpassung prüfen
Der Zimbra-10-Zweig, für den auch 2025 weiterhin Fehlerbehebungen bereitgestellt wurden, hat eine andere Benutzeroberfläche als ältere Versionen, die in manchen Gebietskörperschaften noch im Einsatz sind. Eine Option aus einer allgemeinen Anleitung wird auf der CG66-Instanz möglicherweise nicht angezeigt, weil der Administrator sie deaktiviert hat oder der Server mit einer älteren Version läuft.
Um Ihre Version herauszufinden, melden Sie sich beim Webmail an und bewegen Sie den Mauszeiger über den Link „Über“ in der unteren linken Bildschirmecke. Anhand der angezeigten Build-Nummer erkennen Sie den Hauptversionszweig. Fehlt der Link, hat die IT-Abteilung des Départements diese Information ausgeblendet.
Wir empfehlen, sich an das Administrationsteam zu wenden, bevor Sie Einstellungen für delegierte Zugriffe und freigegebene Postfächer ändern, denn in einer Gebietskörperschaft ändern sich Berechtigungen bei jedem Stellenwechsel. Eine persönliche Einstellung für ein freigegebenes Postfach kann den Zugriff eines Kollegen ohne Vorwarnung blockieren. Einige Anleitungen erklären, wie Sie Zimbra CG66 ganz einfach anpassen und dabei diese Vorabprüfungen berücksichtigen.
Zimbra-CG66-Mailfilter konfigurieren: mehr als nur einfache Sortierung
Filter sind die am wenigsten genutzte Möglichkeit zur individuellen Anpassung. Die meisten Beschäftigten sortieren Nachrichten lediglich nach Absender, obwohl die Zimbra-Filter deutlich differenziertere Kombinationen von Bedingungen unterstützen.
Effektiven Filter mit mehreren Bedingungen erstellen
Wählen Sie im Tab „Einstellungen“ die Seite „Filter“ aus und klicken Sie anschließend auf „Filter erstellen“. Jede Regel kann mehrere Bedingungen mit dem Operator „Alle“ oder „Mindestens eine“ verknüpfen. Für die Nutzung bei CG66 ist es besonders hilfreich, die Absenderadresse mit einem Stichwort im Betreff und dem Vorhandensein eines Anhangs zu kombinieren.
Ein konkretes Beispiel: Beschäftigte, die automatische Benachrichtigungen einer Fachanwendung und Nachrichten ihrer Führungskraft von derselben Dienstadresse erhalten, können die beiden Nachrichtenströme trennen. Fügen Sie einfach eine Bedingung für die Zeichenfolge im Betreff der automatischen Nachricht hinzu, um diese Benachrichtigungen in einen eigenen Ordner umzuleiten.
Reihenfolge der Filter und häufige Fehler
Filter werden von oben nach unten ausgeführt und die Verarbeitung endet beim ersten passenden Filter – es sei denn, Sie deaktivieren die Option „Nachfolgende Filter nicht anwenden“. Ein zu allgemein gefasster Filter an erster Stelle fängt Nachrichten ab, die eigentlich von einer weiter unten stehenden, spezifischeren Regel verarbeitet werden sollten. Ändern Sie die Reihenfolge, indem Sie die spezifischsten Filter an den Anfang der Liste ziehen.
- Setzen Sie Filter, die auf einen bestimmten Absender und ein Stichwort im Betreff abzielen, an den Anfang der Liste.
- Filter, die sich nur auf eine Absenderdomain beziehen (zum Beispiel alles von @cg66.fr), sollten weiter unten stehen.
- Testen Sie jeden neuen Filter, indem Sie sich selbst eine Nachricht senden, die den Bedingungen entspricht. Prüfen Sie anschließend den Zielordner, bevor Sie die Regel produktiv einsetzen.
Darstellung und Ansicht in Zimbra anpassen
Die Zimbra-Oberfläche bietet zwei Hauptansichten: die Konversationsansicht (Nachrichten werden nach Unterhaltung gruppiert) und die Nachrichtenansicht (eine Nachricht pro Zeile). Um zwischen den Ansichten zu wechseln, klicken Sie in der oberen Leiste des Posteingangs auf das Menü „Ansicht“ und wählen Sie den gewünschten Modus aus.
Die Konversationsansicht eignet sich für längere Unterhaltungen mit mehreren Beteiligten. Die Nachrichtenansicht ist besser geeignet, wenn Sie viele kurze E-Mails oder Benachrichtigungen bearbeiten, da Sie nicht jede Unterhaltung aufklappen müssen, um die zuletzt eingegangene Nachricht zu finden.
Lesebereich und Anzeigedichte
Standardmäßig befindet sich der Lesebereich rechts neben der Nachrichtenliste. Auf den in den Dienststellen des Départements üblichen Bürobildschirmen schafft ein Lesebereich am unteren Rand mehr Platz, um lange Betreffzeilen zu lesen. Die Einstellung finden Sie unter „Einstellungen“ auf der Seite „E-Mail“ im Abschnitt „Nachrichtenanzeige“.
Wenn Sie die Schriftgröße um eine Stufe unter den Standardwert setzen, werden mehr Zeilen angezeigt, ohne dass Sie scrollen müssen. Die Einstellung finden Sie unter „Einstellungen“ auf der Seite „Allgemein“ im Abschnitt „Darstellung“. Beachten Sie: Diese Einstellung gilt für die gesamte Oberfläche, nicht nur für die Nachrichtenliste.
Zimbra-Kalender bei CG66: Ansichten und Benachrichtigungen einstellen
Der Kalender nutzt denselben Einstellungsmechanismus wie das E-Mail-Postfach, bietet aber zusätzliche Optionen, die den täglichen Nutzungskomfort spürbar verbessern.
Ändern Sie unter „Einstellungen“ auf der Seite „Kalender“ die Standardansicht von „Arbeitswoche“ zu „Ganze Woche“, wenn Sie Termine am Wochenende verwalten (Bereitschaftsdienste, Kulturveranstaltungen des Départements). Die Zeitzone ist normalerweise auf Europe/Paris eingestellt und muss bei der Nutzung von CG66 in der Regel nicht geändert werden.
- Aktivieren Sie Erinnerungen als Browserbenachrichtigungen statt als Zimbra-Pop-ups: Sie bleiben auch sichtbar, wenn der Webmail-Tab im Hintergrund geöffnet ist.
- Legen Sie eine Standard-Erinnerungszeit fest, die zu Ihrem Arbeitsrhythmus passt. Für die meisten Beschäftigten empfiehlt sich eine kürzere Erinnerung als der Standardwert.
- Prüfen Sie bei dienstübergreifend freigegebenen Kalendern, ob Ihre Berechtigungen noch zu Ihrer aktuellen Funktion passen – insbesondere nach einem internen Stellenwechsel.
Sicherheit empfangener Kalenderinhalte
Eine Kalendereinladung kann ebenso wie eine E-Mail aktive Inhalte enthalten. Für Sicherheitsupdates ist das Administrationsteam zuständig. Als Nutzer sollten Sie jedoch Einladungen von unbekannten Absendern grundsätzlich ablehnen. Zimbra zeigt in den Termindetails die vollständige Adresse des Organisators an. Prüfen Sie diese, bevor Sie die Einladung annehmen.
Alle hier beschriebenen Einstellungen hängen davon ab, welche Optionen der CG66-Administrator freigibt. Eine ausgegraute Einstellung in der Oberfläche bedeutet, dass sie auf Serverebene gesperrt wurde. In diesem Fall kann nur eine Anfrage an die IT-Abteilung die Sperre aufheben. Denken Sie daran, bevor Sie nach einem Fehler suchen, obwohl lediglich eine Sicherheitsrichtlinie angewendet wird.
