De Zimbra-instantie die door CG66 wordt beheerd, draait op een serverconfiguratie waarvan de versie rechtstreeks bepaalt welke aanpassingsopties aan de gebruikerskant beschikbaar zijn. Voordat u voorkeuren wijzigt, moet u nagaan welke instellingen de beheerder heeft vergrendeld en welke u zelf kunt aanpassen. Een thema of filter wijzigen zonder rekening te houden met deze beperkingen leidt tot inconsistente resultaten of heeft helemaal geen zichtbaar effect.
Controleer de Zimbra-versie en beperkingen van de beheerder voordat u iets aanpast
De Zimbra 10-tak, die in 2025 nog steeds updates ontving, heeft een andere interface dan oudere versies die bij sommige overheidsinstanties nog in gebruik zijn. Een optie die in een algemene handleiding wordt beschreven, is mogelijk niet beschikbaar op de CG66-instantie als de beheerder deze heeft uitgeschakeld of als de server op een oudere versie draait.
Om uw versie te achterhalen, meldt u zich aan bij de webmail en beweegt u de muisaanwijzer over de link “Over” in de linkerbenedenhoek van het scherm. Het weergegeven buildnummer geeft aan om welke hoofdversie het gaat. Ontbreekt deze link, dan heeft de IT-afdeling van het departement de informatie verborgen.
We raden aan om contact op te nemen met het beheerteam voordat u instellingen wijzigt die betrekking hebben op gedelegeerde toegang en gedeelde mailboxen. Bij een lokale overheidsinstantie veranderen toegangsrechten namelijk telkens wanneer iemand van functie verandert. Een persoonlijke instelling voor een gedeelde mailbox kan de toegang van een collega blokkeren zonder waarschuwing. Sommige handleidingen leggen uit hoe u Zimbra CG66 eenvoudig kunt aanpassen en beschrijven daarbij deze voorafgaande controles.
Zimbra CG66-mailfilters instellen: meer dan alleen basisberichten sorteren
Filters zijn de meest onderbenutte mogelijkheid om de omgeving aan te passen. De meeste medewerkers sorteren berichten alleen op afzender, terwijl de filterengine van Zimbra veel verfijndere combinaties van voorwaarden ondersteunt.
Een effectief filter met meerdere voorwaarden maken
Ga naar het tabblad Voorkeuren, selecteer de pagina Filters en klik vervolgens op “Filter maken”. Elke regel kan meerdere voorwaarden combineren met de operator “Alle” of “Ten minste één”. Voor gebruik met CG66 is het handig om het adres van de afzender te combineren met een trefwoord in het onderwerp en de aanwezigheid van een bijlage.
Een concreet voorbeeld: een medewerker die automatische meldingen van een bedrijfsapplicatie en berichten van de leidinggevende vanaf hetzelfde serviceadres ontvangt, kan deze twee stromen van elkaar scheiden. Voeg gewoon een voorwaarde toe voor de tekenreeks in het onderwerp van het automatische bericht om deze meldingen naar een aparte map te verplaatsen.
Volgorde waarin filters worden uitgevoerd en veelvoorkomende valkuilen
Filters worden van boven naar beneden uitgevoerd en stoppen bij het eerste filter dat overeenkomt, tenzij u de optie “Volgende filters niet toepassen” uitschakelt. Een te ruim filter bovenaan vangt berichten op die door een specifiekere regel lager in de lijst verwerkt hadden moeten worden. Wijzig de volgorde door de meest specifieke filters naar boven te slepen.
- Zet filters voor een specifieke afzender en een trefwoord in het onderwerp bovenaan de lijst.
- Filters die alleen op een afzenderdomein zijn gebaseerd (bijvoorbeeld alles van @cg66.fr) horen onderaan.
- Test elk nieuw filter door uzelf een bericht te sturen dat aan de voorwaarden voldoet. Controleer vervolgens de doelmap voordat u de regel definitief activeert.
De weergave en lay-out van Zimbra-mail aanpassen
De Zimbra-interface biedt twee hoofdweergaven: de gespreksweergave (waarbij berichten per conversatie worden gegroepeerd) en de berichtenweergave (één bericht per regel). U schakelt tussen beide via het menu “Weergave” in de bovenste balk van het Postvak IN. Selecteer daar de gewenste weergave.
De gespreksweergave is geschikt voor lange gesprekken met meerdere deelnemers. De berichtenweergave is handiger wanneer u veel korte e-mails of meldingen verwerkt, omdat u niet elke conversatie hoeft uit te klappen om het laatst ontvangen bericht te vinden.
Leesvenster en informatiedichtheid
Standaard staat het leesvenster rechts van de berichtenlijst. Op de standaard desktopschermen die binnen de diensten van het departement worden gebruikt, maakt u meer ruimte voor lange onderwerpen door het leesvenster onderaan te plaatsen. U vindt deze instelling onder Voorkeuren, op de pagina Mail, in het gedeelte “Berichten weergeven”.
Als u de lettergrootte één stap kleiner instelt dan de standaardwaarde, ziet u meer regels zonder te hoeven scrollen. U vindt deze instelling onder Voorkeuren, op de pagina Algemeen, in het gedeelte Vormgeving. Let op: deze instelling geldt voor de hele interface, niet alleen voor de berichtenlijst.
Zimbra CG66-agenda: weergave-instellingen en meldingen
De agenda gebruikt hetzelfde voorkeurenmechanisme als de mail, maar heeft specifieke opties die het dagelijkse gebruik merkbaar prettiger maken.
Ga naar Voorkeuren, op de pagina Agenda, en wijzig de standaardweergave van “Werkweek” in “Volledige week” als u in het weekend evenementen beheert (wachtdiensten, culturele evenementen van het departement). De tijdzone is normaal gesproken ingesteld op Europe/Paris en hoeft voor gebruik met CG66 niet te worden gewijzigd.
- Schakel herinneringen via browsermeldingen in in plaats van Zimbra-pop-ups: ze blijven zichtbaar, ook wanneer het webmailtabblad op de achtergrond staat.
- Stel een standaardherinneringstijd in die bij uw werkritme past (de meeste medewerkers hebben baat bij een kortere herinnering dan de standaardinstelling).
- Controleer bij agenda’s die door meerdere diensten worden gedeeld of uw toegangsrechten nog overeenkomen met uw huidige functie, vooral na een interne overplaatsing.
Beveiliging van ontvangen agenda-inhoud
Een agenda-uitnodiging kan, net als een e-mail, actieve inhoud bevatten. Beveiligingsupdates vallen onder de verantwoordelijkheid van het beheerteam, maar als gebruiker moet u uitnodigingen van onbekende afzenders altijd weigeren. Zimbra toont het volledige adres van de organisator bij de evenementdetails: controleer dit voordat u de uitnodiging accepteert.
Alle hier beschreven instellingen zijn afhankelijk van wat de CG66-beheerder beschikbaar stelt. Een grijze instelling in de interface is op serverniveau vergrendeld. In dat geval kan alleen een verzoek aan de IT-afdeling de instelling vrijgeven. Houd hier rekening mee voordat u op zoek gaat naar een bug terwijl er alleen een beveiligingsbeleid wordt toegepast.
